如何做一场高质量的向上汇报
The following article is from 凯哥讲故事系列 Author 筱愚她爸
凯哥写得很全面的一篇汇报经验总结，“53444”方法值得学习：
“5”是指5个核心要素，分别是目标达成、内容清晰、逻辑顺畅、呈现易懂及问答准确
“3”是指3大步骤，分别是汇报前做什么，汇报中做什么，汇报后做什么
第一个“4”是指汇报前的4大关键事项，分别是对齐目标、准备内容、勘察现场和问答预案
第二个“4”是指汇报中的4大注意点，分别是声音洪亮、注意节奏、观察互动和灵活机动
第三个“4”是指汇报后的4大跟进事项，分别是会议纪要、行动计划、问题澄清和持续更新
当然汇报能力的提升无法一蹴而就，但以下三点是马上能改进的：
1、方向正确：即要清晰领会领导的意图，要反复确认，少去猜测，有可能的话录音，还原现场可以让你获得更多的信息
2、结论先行：自己以前也很不适应，但先写结论可以倒逼你以终为始，勇敢抛弃掉那些过程性的东西，大幅提升总结提炼能力
3、结构引领：强逼自己写成金字塔，结构好了可以倒逼逻辑改进
最后，高质量汇报的基础还是自身的专业能力，否则PPT的内容禁不起推敲，老板问的问题也很难接得住。有的人现场表达和审时度势的能力突出，可以把70分的PPT讲出120分的效果，大多是底下花了更多的演讲功夫。
凯哥：如何做一场高质量方案汇报
汇报的本质
作为技术人往往不是很重视汇报，甚至会有一些抵触情绪，觉得我自己把事情做好，把技术搞的更牛，就可以了，汇报是一种形式主义。
汇报不是形式主义，必要的汇报是工作中非常常见的协作形式和工作内容，汇报的本质是一种沟通手段，汇报本身不是目的。目的是为了让汇报者和汇报对象就某一件事情达成一致，从而朝预定大的目标继续前进，推动业务的发展。
但是，汇报是很重要的，汇报的质量体现了汇报者是否尊重汇报对象，是否对于汇报的目的有着足够的重视，所以很多时候，汇报本身体现的是一种态度。所以，如果能够有效的准备，组织和执行汇报，会大幅度增进双方的了解，建立更好的信任关系，并且达成双方的目的。
所有的美好的一切，都不是天上掉下来的，都需要精心的准备，所以不论多么简单的汇报，都需要全面的准备和设计，才能够真正成为一场高质量的汇报。
凯哥在过去20多年的工作中，在为众多大型企业提供咨询，规划，实施，落地服务过程中，经历了千场以上的汇报，总结了高质量方案汇报的53444模型。分享给大家。（这个模型，侧重于高层汇报。）
首先，我们来分析一下，作为领导的视角，他在听汇报时的客户画像。
一般来说，找高层领导汇报，都是去为了获得某个提案的通过，获得某个项目的审批，或者某个方案的确认。这种情况下，领导其实是代表组织来对汇报者的工作过程和成果进行评判，是否认可汇报者的方案，最终再通过组织流程来决定是否给你资源，给你想要的东西。
这样的情况下，有的时候，大部分高层领导在听这样的汇报前，内心里都是怀着很谨慎的态度的，因为他承担着组织责任，尤其是面对他不是很了解的技术细节，他一定是挑剔和质疑的，因为他害怕被忽悠了，成为“背锅侠”。这样一来，他听汇报现场，一般来说会重点关注以下四个内容，如图所示：
重点看逻辑
很多技术人员在汇报层面往往有一个本质的误区，认为自己的技术只要牛，那么方案一定是可以被通过的。当然，技术牛是必要条件，但是，并不是充分条件。因为，对于领导来说，尤其是高层领导，他并不一定深刻了解你的技术是否真的那么牛，所以你必须通过汇报的逻辑，来证明你的方案是最优的，先进的，是符合要求的，这个过程技术本身固然重要，但是如何一步步的推导出这个结论的逻辑，在汇报的时候是更重要的。
事情讲的是否清晰
除了整体汇报的逻辑清晰以外，还需要能够把方案的内容，方案的价值，这些事情能讲清楚，让领导能听懂，在他对于技术的认知和知识水平上，也能够大概听明白。这对于汇报者而言，就需要有很强的专业性了。凯哥认为，真正的专家应该能够把复杂的，深奥的技术内容用浅显易懂的道理讲出来，因为这样才是洞悉了本质，才能称的上是大专家。
呈现清晰，观点明确
汇报的材料呈现是否清晰，是否能够醒目的让听汇报的人快速抓住核心观点，并且让他能够记得住，这也是高质量汇报的重要条件。有的时候，一个方案有特别多的观点，并且观点之间没有关联关系的时候，听汇报的人可能就不容易记住。
当然，最后如果汇报里面还能有一些让领导印象深刻的金句，观点，引起他的共鸣和认同感，那么，这个汇报就有加分项了。
基于这样的领导听汇报的逻辑，凯哥总结了高质量汇报的53444模型。
1.高质量汇报的5个核心要素
什么才能叫一场高质量汇报，凯哥认为，一场高质量汇报要有五个核心要素，如下图所示：
第一要素，目标达成：
前面我们讲过，汇报不是目的，汇报是一种沟通手段，最终是要通过汇报，让汇报者和汇报对象都达成对应的目标。比如汇报者希望方案获得批准，从而获得对应的资源支持，而汇报对象希望看到汇报者的成果是符合最初设定的目标的。
所以，一个高质量的汇报材料的根本不是有多么漂亮，多么优秀，最重要的是通过这个汇报能够达成目标。
而凯哥见过很多技术人员的汇报，整个过程沉浸在自己的技术细节和问题解决中，但是全场听下来，并不知道他希望通过这个汇报达成什么目的，似乎就是一个分享。
所以，组织汇报的第一件事情是，明确你要通过这个汇报达到什么效果，促成什么行动，如果这个不清晰，那么可能你就要思考一下，这个汇报是否是必要的了。
一般来说一个汇报可能包括如下与领导的沟通目的：
请示型汇报：针对一些具体的问题的交流请示
过程型汇报：让领导了解一个项目/事情的进展
研讨型汇报：让领导或者一些相关人对某一个问题/项目进行讨论
审批型汇报：针对即将采取的行动进行汇报，从而获得审批通过
同时站在听汇报的领导的角度，他/她对于汇报的期待或者是目的一般包括：
听取新的方向，建议，作为参考
参与一个方案或者项目，决定的决策
了解进展和状态，确保事情是按计划进行的
对具体的一个问题或者事件进行分析，做出批示
有的同学提问，说，有的领导要听汇报，似乎不知道要干嘛，好像没有目的。
一般来讲，这种情况出现的可能性为零，谁的时间都不是随便占用的，但是，即使真的出现这种，不了解领导要干嘛，但是却安排了一个汇报的情况，凯哥建议一定要提前跟组织汇报的人确认一下，到底领导的目的是什么，汇报的主题是什么，避免沟通的误差，方向的不一致。
所以，对齐汇报的目的，双方的诉求，汇报的主题，是第一要务，这是后续所有内容的基础。
第二要素，内容清晰
内容清晰是基础要求，就是言之有物，有内容，有成果。不要光讲概念，喊口号，而没有实质内容。
内容清晰对于一个方案型汇报来说，主要要包括如下要素：
问题要定位清晰
方案要阐述清晰
方案的差异化要突出
最好要有可度量的收益分析
扎实的内容是高质量汇报的基础，如果没有内容，那么仅凭汇报材料的包装和汇报的技巧，也是无法达成回报的目的的。
第三要素，逻辑顺畅
方案汇报的本质就是将问题进行分解剖析，然后一层一层的给出答案，最终推导出整体解决方案和路径的过程，这个逻辑一定要很清晰。比如，问题是否定位准确，是否是最关键的问题；问题的解决是否是最高效的，最经济的，符合领导要求的；解决方案是否有调研，验证，效果是否可以被度量，这一切都是要有清晰的逻辑的，要一环扣一环的。让汇报对象只要跟着汇报的逻辑往下走，最终就能自己得出那个结论，而不需要额外的解释。
所以，逻辑的顺畅和严密是非常重要的。
第四要素，呈现易懂
汇报和看报告是不一样的，看报告的时间可以很长，内容可以很多，但是汇报，特别是给高层领导汇报，领导的时间是很宝贵的，所以如何能够在很短的时间，将最重要的内容，用最易懂的方式呈现出来，这也是高质量汇报材料的核心要素。
第五要素，问答准确
很多方案汇报最后都会有提问环节，听汇报的人会提出各类问题，所以能否很好地回答问题，是能否达成目标的重要条件，我们不能只关注汇报本身，还要准备好汇报讲解完成后的问答环节。
2.高质量汇报的3大步骤
基于以上的五大要素，我们可以将一个高质量回报分成三大步骤，如图所示：
汇报前，对齐目标，准备材料。
汇报中，专业呈现，灵活应变。
汇报后，纪要明确，落实跟进。
下面，我们分三部分，分别阐述。
3.汇报前的4大关键事项
汇报前，一定要精心准备，包括四大检查点。
对齐目标
确定本次汇报的目标，以终为始，从底层把希望通过这次汇报达到的效果梳理清楚，特别是需要领导的什么行动和支持，要判断清楚，并且以合适的方式提出来，如下图所示：
为了达到这个效果，有两个动作上的建议：
在材料开头的地方，开宗明义，把汇报的背景，目标，直接提出来，让领导清楚地知道，需要他关注什么，做什么。这样避免领导对于回报的内容不清楚，中途有事离席带来的风险。
比如，一般来说，过程型汇报，需要领导把方向，提意见；结论型汇报，就是等待批示。
在材料结尾的地方，将汇报后的行动计划，清晰的以表格的形式，列示出来，包括行动内容，负责人，时间点等。
对齐目标之后，第二个就是要准备内容了，这是最重要的部分。
因为不同类型的方案，故事线可能都有区别，服务型，产品型，初次交流，中期汇报，这些方案的模版和故事线详见《凯哥的解决方案架构师特训营》，这里就重点从结构和逻辑角度来分析。
一个好的方案汇报材料，要具备三大特点：
逻辑清晰
什么才叫逻辑清晰呢？
就是整个材料要围绕目标，像一个地图一样，带着听众的思路走，最直接的表现就是有一个清晰的结构，用户不迷糊。
凯哥总结金字塔结构的方式，达成逻辑清晰的两个关键点：
一张蓝图画到低
很多方案里，都会有一章整体的架构图，我们可以叫它方案蓝图。逻辑清晰的汇报材料，应该围绕最多一张蓝图进行展开，然后逐个模块讲解，这样，听众听上去非常的清晰，就跟参观的时候要有地图一样，走到哪里心中有数，自己关心的重点就可以重点听，不关心的，就可以随意一些。
凯哥建议采用如下图这样的呈现形式，这也是顶级咨询公司顾问常用的形式：
左上交，是整个蓝图全貌，用一页材料简单介绍，然后后面逐个打开，并且用小地图的方式，告诉听众，现在再讲的是哪一个模块，这样走下来就非常清晰。
一个目录全贯通
汇报材料的目录非常重要，是否能够结构化的把所有的内容都梳理清楚，有相互很清晰的逻辑关系，最终都呈现在目录上。一个高质量的解决方案建议书的目录，凯哥的这篇文章有介绍《凯哥：5WH模型组织高质量的解决方案建议书》。
在方案型汇报里，一定要有一个目录全贯通，如下图所示，是典型的数字化转型规划的目录结构：
通过清晰的目录结构，配合以内容的小编号，就能够让听众随时都知道自己现在在哪里，还有哪些内容没有讲，帮助听众去选择他所关注的点。
重点突出
除了内容结构化之外，一定要突出重点。
重点突出，包括三个检查点，如图所示：
先讲结论，再讲过程
“先讲结论，再讲过程！”
“先讲结论，再讲过程！”
“先讲结论，再讲过程！”
重要的事情说三遍，凯哥作为码农出身的技术人员，很多时候都会
陷入对自己方案的自嗨之中，然后会花很多精力描述产生方案的过程，细节。但是站在听汇报得了领导的角度，他关心的点，可能更多的是，这个方案的客户是谁，解决了什么问题。
所以，作为一个时间有限的汇报来说，一定要先把结论抛出来，然后再讲过程。
有的同学担心，如果我把结论没有经过解释就抛出来，可能领导就直接拍砖了，不给我解释的机会了。这种情况可能会出现，但是在汇报的场合，往往一个结论不是第一次给领导呈现，一定过程中获得了一定的沟通和认可的。并且，丑媳妇终归要见公婆，先把结论抛出来，能够节约领导的时间，提升沟通的效率。而且在你认为领导可能会有问题的情况下，跟着领导的提问来解释，可能比你自己揣测的先解释，后推出结论的效果要好，因为你无法保证你关心的点和领导关心的点是一致的。
观点醒目
观点要醒目，要避免过多的解释性文字。当我们去看雷军，逻辑思维，刘润老师的那些演讲的时候会发现，一页PPT，就是一行字，你不想看都不行。大部分内容靠陈述，但是这一行字是非常清晰的。
往往在汇报的时候，投影出来配合讲解的，是一套材料，这一套就要按照观点醒目，字少，重点突出的方式来呈现。同时可以准备一套解释性的材料，打印出来放到听汇报的对象的手上，这样辅助他了解细节。这样的方式非常适用于讲标类的汇报。
呈现突出
凯哥讲过一个标准，那就是，当领导一眼扫过每一页片子，能在3秒内快速定位到你要表达的核心内容在哪里，找到这一页片子的重点，或者说你希望他关注的点。
所以，一定要通过各种布局，字体，留白等方式，让重点内容非常醒目。最怕的就是一张PPT上，各种内容堆叠，文字一块一块的，找不到重点。
这里面有非常详细的技巧，在《解决方案架构师特训营》里都有实战训练，一定要形成习惯。
简洁易懂
简洁易懂，看上去很简单的要求，但是往往技术人员会忽视细节。
要达到简洁易懂的效果，需要注意两个事项：
1.少即是多，简单呈现
当内容确定以后，不要用大段的文字来描述，要尽可能将内容抽象总结， 简单呈现，让听汇报的人一眼就能找到问题的关键所在。
如下图所示，左边是没有经过抽象总结的内容，右边是经过总结的内容，很明显，右边的内容更加醒目，易懂。
2.不造新词，通俗易懂
方案汇报里经常会出现一些专业名词，而对于听众来讲理解这些专业名词本身就需要快速学习，有一定的复杂度。如果，在这个过程中，名词的描述还不一致，那么会让听众更加摸不着头脑。比如如下图的一些名词，虽然只是一字之差，可能在业内人士看来，是很清楚的，但是在外行看来，这些都不一样，就会给他们的理解带来困惑。
所以，一定要注意两个点：
第一，文字要统一，同样的词和名称，在一次汇报，从头到尾要保持一致性，一字不差，帮助听众理解。
第二，要把领导当“小学生”，减少他的思考和可能的疑惑。
这里有四个小技巧：
统一话术和名词，不要出现二义性的词语
尽可能使用通俗易懂的名词，减少专业术语的出现
尽可能引用领导讲话的原话，减少教育成本
用大家都懂的比喻来加快同理心的建立。
往往组织不好的汇报，会有四大典型反面现象：
领导不知道你在讲啥。这是经常出现的情况，台上的同学讲的兴致勃勃，台下的领导听得一头雾水，不知道你讲到哪里了，也不知道你讲的内容和这个汇报的关系是什么。
逻辑不延续。讲的内容和故事线出现了断层，让人无法跟着思路得出结论。
没有重点，整个汇报听完了，好像啥都听到了，但是没有记住重点。
不知道听完了这个汇报跟他是啥关系，也不知道他需要做什么。
总的来讲，为了达成汇报的目标，精心的内容准备是最重要的基础。
当内容准备好以后，要进行现场勘查和演练，这个工作对于一些正式的，重要汇报是很重要的。
勘察现场
勘察现场，是指在汇报前到现场去看一下场地的安排，设备的情况，一方面让汇报者提前熟悉环境，为第二天的发挥做准备，另外一方面也能够减少意外情况的出现，提前做好预案。主要包括如下工作：
1.现场布局，提前了解现场的布局，是研讨的圆桌形式还是报告厅的形式，主要的领导都坐在哪里。
2.熟悉设备，将现场的设备提前测试一遍，特别是投影屏幕的分辨率，话筒的音量，是否能够播放视频，电源的位置，是否能够保持持续的电量，翻页笔是否好用等。
3.听众体验，这一点往往被忽略，但是这是很重要的一点。凯哥做汇报前，一般都会在听汇报的人的不同座位上坐一下，看看在他的视角，屏幕能否看清楚，音量是否足够，有没有不舒服的地方。
4.汇报预演，在可能的情况下，要做一个汇报的预演，把整个材料按照汇报的模式走一遍，最后在检查一遍材料，准备一下汇报的讲解过程中需要注意的内容。
至此，汇报的内容准备的就差不多了，但是不要忘了准备汇报的问答环节，也就是Q&A。
问答预案
一般来讲，做完了汇报后，在现场，会有一个问答环节。各个听汇报的领导和相关人会对汇报的内容进行提问。这个环节也是非常重要的，凯哥建议在汇报前要针对问答做预案，主要包括如下三部分：
谁会提问
首先要分析，在场的听汇报的人，哪些人可能会提问。提问的人的身份，角色决定了他提问的目的。要站在不同角色的立场，提前思考哪些人可能会问问题。
问什么问题
第二步，要提前设想对方的问题是什么。
比如，有的提问是有问题，不理解；有的提问是善意的提醒汇报中可能漏掉的关键点；有的提问可能是带节奏。
如何回答
第三步，在问题的基础上要准备好答案。避免出现有了问题，但是现场无人无人能回答的情况。
尤其是在讲标类型的方案汇报中，有的时候问答预案可能比汇报本身还要重要，要做好一些挑战的，棘手的问题的预案。
4.汇报中的4大注意点
前面介绍了汇报前的四大检查点，这四部分做好以后，就进入了汇报的环节了，这个环节主要就是现场的发挥了，有四大注意点：
声音洪亮
汇报的人，声音一定要洪亮，吐字清晰，面向客户，这样才能够让听汇报的人尽可能的专注于你的内容。否则，很多领导一天要听几个小时的汇报，你的声音不大，他一会就睡着了。
注意节奏
整个汇报的过程，要有节奏感，有重点，有起伏，重要地方详细讲，不重要的地方快速过，提高汇报效率。
观察互动
汇报的人不能背稿子，背稿子容易出现不关注现场情况的现象。要在讲的过程中，时刻注意听汇报的人的行为，如果有关键领导出去了，或者是有人在讨论，有人在看手机，那么你就要采取对应的动作和语言来进行调整。
灵活机动
要有灵活机动的能力，随时准备应对突发的情况。
5.汇报后的4大跟进事项
汇报会议的结束，并不是就万事大吉了，只要汇报者的目标没有达成，没有形成实质的行动，那么一切都还需要继续。所以，在主持人说“这次汇报正式结束“的时候，凯哥建议汇报者要采取四大跟进动作，来巩固汇报的成果。
第一，会议纪要
正式的汇报会，一般都会有秘书部门或者会议组织部门来记录会议的过程，并且发出会议纪要。但是作为方案型的汇报，往往非专业的会议纪要人员不一定能记住重点，也不一定能够把最重要的结论记录清楚。
所以作为汇报方，自己一定要在汇报结束的时候，第一时间把自己的理解和最重要的内容，行动，与会议纪要部门沟通，达成一致。避免他们的记录与事实不符，避免漏记或者误解，这样的话，可能这个汇报就白开了，甚至开了还不如不开。
第二，行动计划
要将第一部分讲的本次汇报的目标最后形成的行动计划，列示出来，放到会议纪要里，并且紧跟落实，责任到人，持续跟进。
第三，问题澄清
如果现场有人的问题还不是很清楚，则需要在会后专题澄清，避免误解给目标的达成带来阻力。
第四，持续更新
只要目标没达成，就需要持续的更新会议的跟进情况，让相关者都持续关注。
总的来讲，一切的美好都是精心准备的结果，汇报往往是一段周期工作的总结，一场高质量的汇报，能够让前期的工作获得对应的收获和结果，相反如果汇报的不好，很可能前功尽弃，一切要推到重来。
凯哥总结的高质量汇报的53444模型，能够帮助技术人员快速理清汇报思路，结构化汇报动作。